Conservar correctamente la documentación de una empresa no es solo una cuestión de orden interno. También es una obligación legal, fiscal, contable y mercantil. 

Facturas, contratos, libros contables, nóminas, justificantes bancarios o declaraciones fiscales pueden ser necesarios ante una inspección, una reclamación, una auditoría o una revisión interna. Por eso, una empresa debe saber qué documentos guardar, durante cuánto tiempo y cómo mantenerlos accesibles. 

Una mala gestión documental puede provocar pérdidas de información, problemas con Hacienda, dificultades para justificar gastos o errores en la contabilidad. 

 

Por qué es importante conservar la documentación de empresa 

Toda empresa genera documentación desde el momento en que inicia su actividad. Parte de esa documentación sirve para gestionar el día a día, pero otra tiene valor probatorio ante terceros, administraciones públicas o tribunales. 

Guardar los documentos de forma correcta permite: 

  • Justificar ingresos y gastos. 
  • Acreditar operaciones comerciales. 
  • Responder ante requerimientos de Hacienda. 
  • Preparar auditorías o revisiones contables. 
  • Defender la posición de la empresa ante reclamaciones. 
  • Cumplir obligaciones mercantiles, fiscales y laborales. 
  • Mantener una contabilidad ordenada y verificable. 

No se trata solo de conservar documentos “por si acaso”, sino de poder localizarlos cuando realmente hacen falta. 

 

Documentación contable y mercantil 

La documentación contable y mercantil es una de las más importantes para cualquier sociedad. Incluye los libros oficiales, cuentas anuales, balances, inventarios, justificantes de operaciones y documentación relacionada con la actividad económica. 

Entre los documentos que conviene conservar están: 

  • Libros contables. 
  • Libro diario. 
  • Libro de inventarios y cuentas anuales. 
  • Cuentas anuales depositadas. 
  • Balances y pérdidas y ganancias. 
  • Memorias contables. 
  • Justificantes de asientos contables. 
  • Documentación bancaria. 
  • Contratos mercantiles. 
  • Escrituras y documentación societaria. 
  • Actas y certificados de acuerdos sociales. 

Con carácter general, la documentación mercantil debe conservarse durante al menos seis años, aunque en determinados casos puede ser recomendable mantener ciertos documentos durante más tiempo. 

 

Facturas emitidas y recibidas 

Las facturas son uno de los documentos más habituales y también uno de los más importantes. Una empresa debe conservar tanto las facturas emitidas a clientes como las facturas recibidas de proveedores. 

También conviene guardar documentos asociados, como: 

  • Tickets y facturas simplificadas. 
  • Justificantes de pago. 
  • Recibos bancarios. 
  • Transferencias. 
  • Albaranes. 
  • Presupuestos aceptados. 
  • Contratos vinculados a la operación. 

Las facturas permiten justificar ingresos, gastos, cuotas de IVA, deducciones y operaciones realizadas. Por eso deben conservarse de forma ordenada, legible y accesible. 

Aunque el plazo tributario general de prescripción es de cuatro años, desde una perspectiva mercantil muchas empresas conservan la documentación durante al menos seis años para cumplir con las obligaciones contables. 

 

Documentación fiscal 

La documentación fiscal incluye todos los modelos, declaraciones y justificantes relacionados con impuestos y obligaciones tributarias. 

Algunos ejemplos son: 

  • Declaraciones trimestrales de IVA. 
  • Declaraciones de retenciones. 
  • Impuesto sobre Sociedades. 
  • Pagos fraccionados. 
  • Resúmenes anuales. 
  • Comunicaciones censales. 
  • Notificaciones de Hacienda. 
  • Justificantes de presentación. 
  • Certificados tributarios. 
  • Documentación de deducciones o beneficios fiscales aplicados. 

Esta documentación debe conservarse porque puede ser requerida por la Administración tributaria dentro de los plazos de comprobación correspondientes. 

 

Documentación laboral 

Si la empresa tiene trabajadores, también debe conservar documentación laboral y de Seguridad Social. 

Entre otros documentos, conviene guardar: 

  • Contratos de trabajo. 
  • Nóminas. 
  • Seguros sociales. 
  • Altas y bajas en Seguridad Social. 
  • Comunicaciones laborales. 
  • Registros de jornada. 
  • Partes de baja médica. 
  • Finiquitos. 
  • Cartas de despido o sanción. 
  • Documentación de prevención de riesgos laborales. 
  • Justificantes de pago de salarios. 

La documentación laboral puede ser necesaria ante inspecciones, reclamaciones de trabajadores o revisiones internas. En este ámbito pueden coexistir distintos plazos, por lo que es recomendable aplicar un criterio prudente y contar con asesoramiento laboral. 

 

Documentación societaria 

Las sociedades también deben conservar documentación vinculada a su vida mercantil y corporativa. 

Por ejemplo: 

  • Escritura de constitución. 
  • Estatutos sociales. 
  • Nombramientos y ceses de administradores. 
  • Modificaciones estatutarias. 
  • Ampliaciones o reducciones de capital. 
  • Libro registro de socios. 
  • Actas de junta. 
  • Certificaciones de acuerdos. 
  • Poderes notariales. 
  • Documentación de compraventa de participaciones. 

Muchos de estos documentos no deberían eliminarse mientras la sociedad siga activa, ya que pueden ser necesarios para acreditar la historia jurídica de la empresa. 

 

Consejos para conservar la documentación correctamente 

No basta con guardar documentos. También hay que conservarlos de forma ordenada y segura. 

Algunas buenas prácticas son: 

  • Digitalizar documentos importantes. 
  • Mantener copias de seguridad. 
  • Clasificar por ejercicio fiscal. 
  • Separar documentación fiscal, contable, laboral y societaria. 
  • Guardar justificantes junto a las facturas correspondientes. 
  • Revisar periódicamente archivos antiguos. 
  • Controlar accesos a documentación sensible. 
  • Usar herramientas seguras de almacenamiento. 

Una buena organización documental ahorra tiempo, evita errores y facilita cualquier revisión futura. 

 

 

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La gestión documental no debería ser una carga ni una fuente de inseguridad. Con un buen sistema y asesoramiento profesional, es mucho más sencillo cumplir y trabajar con tranquilidad. 

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